Superar la fobia a Excel

Cuando estaba en la escuela secundaria, tomé un curso de estadística que, hasta el día de hoy, me ha dejado aterrorizado cada vez que me enfrento a algo relacionado con las estadísticas.

Nuestro maestro decidió que, dado que éramos un curso «especializado», la mejor manera de aprender estadísticas era encontrar los errores en un libro de estadísticas. Funcionó, por razones obvias. Si no sabes lo que se supone que estás mirando, ¿cómo sabes si está mal?

Este maestro dejó la escuela antes de que finalice el semestre para ir a tocar el piano en un estado del sur (mi escuela secundaria estaba en Long Island, en Nueva York, y no es conocida por los inviernos templados).

Debido a esta pesadilla estadística, nunca aprendí estadísticas y pensé que nunca podría aprenderlas. Solo ver un símbolo estadístico en una página pasó por alto mi cerebro.

Cuento esta historia para explicar cómo mi fobia a las estadísticas condujo a una fobia en Excel, porque Excel usa símbolos y fórmulas estadísticas.

Cada vez que un cliente ha sugerido que una hoja de cálculo de Excel sería la forma más fácil de administrar los datos en cuestión, he encontrado otra solución más laboriosa.

Un ex colega me mostró una vez que podía usar una hoja de cálculo de Excel para ordenar los nombres alfabéticamente y priorizar los datos. De hecho, ella reunió la hoja de trabajo, me mostró cómo hacerlo y, al mostrarme, lo hizo por mí, bendiga su corazón.

Aunque ahora sabía que podría ser útil en ciertas situaciones, nunca aprendí a usar Excel por mi cuenta.

Lo hice muy bien sin necesidad de Excel hasta la semana pasada. Un auditor de la Administración de Servicios Gubernamentales (GSA) me pidió que proporcionara hojas de cálculo de Excel que indicaran las ventas anuales totales y las ventas anuales de mi negocio bajo nuestro contrato de GSA durante el año pasado.

En pánico absoluto, recurrí a Internet. He leído artículos y visto tutoriales de YouTube. Me dieron la confianza para comenzar una hoja de cálculo, titular las columnas y poner texto o números en ellas. Incluso logré obtener un indicador subtotal. Sin embargo, cuando presioné el botón Auto Sum, no pasó nada.

Envié mi hoja de cálculo a varios amigos y colegas, pero nadie pudo trabajar con ella. Un colega (que ha trabajado conmigo durante más de 15 años) sugirió que podría ser más fácil si solo sumara los números en lugar de tratar de obtener un total con Excel.

Cuando le expresé mi frustración a mi hija, su primera pregunta fue, ¿por qué no le pedí que comenzara? Sabía que ella había tomado muchos cursos de computación en el curso de su trabajo. Simplemente no se me ocurrió que una de estas clases era para Excel.

Mi hija me dijo que trabajaba con Excel, que mantenía su presupuesto en Excel y que podía ayudarme. Entonces le envié la hoja de cálculo, y ella tampoco pudo hacer nada.

Sin embargo, entendió POR QUÉ la hoja de cálculo no respondía. No se había configurado correctamente.

Durante 1,5 horas, me explicó pacientemente cómo configurar realmente cada columna, qué más podía hacer con las columnas y cómo obtener los totales. ¡No puedo decirte lo agradecido y aliviado que estaba! Su enfoque práctico para enseñarme cómo usar Excel alivió cualquier temor que tuviera.

Con confianza usé Excel al día siguiente para alfabetizar los términos de un glosario. ¡El chico hizo mi trabajo más fácil!

¿Recordaré todo lo que me mostró? Probablemente no, porque probablemente no usaré Excel mucho en el futuro cercano.

La situación de la auditoría me motivó a enfrentar mi fobia, por lo que no puedo decir que tengo seleccionado para «enfrentar mi miedo en la cara», como sugiere la Sra. Roosevelt.

Sin embargo, ahora sé que ya no necesito tenerle miedo a Excel y que puede ser y será una herramienta útil.